疫情防控期间对档案资料工作的几点思考

从去年年底到今年年初持续爆发的新冠肺炎疫情，对我们国家是一次严峻的挑战，也对我们广大档案工作者提出了新的要求。档案工作者在积极投身疫情防控工作的同时，在档案工作领域应有新的担当和作为。习近平总书记曾多次强调：“各项事业得以发展，都离不开档案”，可见档案工作与党的各项事业密不可分。在新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的大量门类与载体的文件材料和数据等，蕴含着大量的经验、知识和教训，对今后研究应对重大疫情和突发事件具有重要参考价值。今年突如其来的新冠肺炎疫情，给全国广大档案工作者上了生动的一课，促使我们深度思考，档案工作者面对突发应急公共事件如何快速反应，第一时间获取有价值的资料和影像档案，真正把有意义、有存档价值的东西留下来保存。使命在肩，我作为基层的档案工作者，对此有几点思考：

第一，档案资料的形成具有偶然性与随机性。疫情防控期间档案资料主要来源于疫情防控工作的各个领域，且随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和变化的不确定性导致防控工作存在被动性与随机性，这必然影响档案资料的形成搜集过程。

第二，档案资料来源广泛且分散。疫情防控工作涉及的领域和机构之多、范围之广、影响之深远前所未有。因此，伴随而来的档案资料来源也非常分散，既有官方的抗疫文件资料，又有民间的抗疫纪实。这些档案资料分散在社会各个领域和机构之中，如不及时收集，后期再去处理，难度之大无法想象。

第三，档案资料类型多样、结构复杂、数量庞大。疫情防控工作是一项全国上下联动的系统工程，相关部门和社会主体参与度高，各项工作相互交叉，使得档案资料的形成渠道广、承担主体多、分门别类版本复杂。大致可分为综合类、医疗救治类、督查类、信息咨询类、疫情类、物资保障类、国内外合作交流类、新闻宣传类等。既有结构化的文档资料和数据，又有非结构化的碎片信息和影像作品，既有纸质文件，又有电子文本，数量版本十分庞杂。

第四，档案资料的收集和整理难度较大。一方面，新冠肺炎是一种传染性极强的疾病，除医务人员外，其他人员一般难以进入病区一线，给第一时间收集档案资料带来不便；另一方面，在疫情防控工作期间，各地区、各部门都处于高度忙碌和紧张状态，加之没有事先明确疫情防控工作中档案资料收集管理范围、层级管理制度、移交管理制度等，档案资料收集整理工作易被忽视，收集整理工作很难调度统一。

第五，档案资料的现实利用率高。当前，各级党委和政府正在全力做好疫情防控工作、专家团队正在进行新型冠状病毒的相关问题研究，需要随时查看疫情防控工作的相关档案资料，不便于档案资料及时收集、整理、上报与归档。

档案工作，是我们的事业，也是我们的份内工作，我们更清楚其价值和意义所在。此次新冠肺炎疫情发生以来，再次凸显了重大突发事件的突发性、复杂性、不确定性、对经济和社会影响大等特点。这些特点也增加了重大突发事件的应急处置难度。新冠肺炎疫情之下，我们需要复盘疫情防控中的档案工作，深度思考应急情况下档案工作者如何作为，如何担当，积累经验和教训，为我们的事业赢得更多的赞同和支持。随着疫情的首战告捷，随后而来的是各方面的风险点的防控。完整收集抗疫一线医护人员档案资料，是反映应对疫情防控工作的重中之重，同时也要做好机关、社区疫情防控工作的档案资料的征集归档。在打好抗击新冠肺炎疫情阻击战的同时，档案部门要积极主动作为，做好疫情防控档案资料管理。作为档案工作者，我们更应该具有前瞻性，及时保护档案的完整性、时效性。基于此，笔者认为，全国各级机构都应建立档案应急服务机制，将档案部门纳入各机构的突发事件处置组织体系中，积极开展档案应急服务机制纳入突发事件处置机制的推进工作，并结合重大突发事件处置要求督导工作，确保档案应急服务机制高效运转，以发挥档案的基础支撑作用，提高突发事件的应对处置能力。

如果能将档案工作的角色和流程纳入突发事件处置机制中，档案工作人员可以第一时间介入，发挥其主观能动性，相关应急处置文件材料也能及时收集上交，形成一整套突发事件应急处置专题档案。同时，借助档案利用成果和高质量编研成果，档案部门可以联合相关部门进行档案前置利用和研究，以提高突发事件应急处置的效率和效果。以此次新冠肺炎疫情为契机，让社会各界认识到突发事件应急处置工作中档案发挥应有的作用，进一步深化档案保存的紧迫性和社会性，重要亲历者的口述征集、服务全社会各项事业发展的有效载体，档案承载着历史和过往，如实记录着奋进者的足迹。让全社会认识到档案工作的重要性，档案工作离不开你我他。

疫情防控期间资料的归档工作至关重要，为防止资料遗失散落，具体可以采取措施如下：

1.确定归档范围。凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的文字、图表、录音、录像、照片、电子文件以及凭证性实物均属文件材料归档范围。特别是成立疫情防控工作处置领导机构、工作部署等文件材料；召开的各类重要会议材料；支援武汉等区域工作情况材料；疫情通报统计材料及各种简报专报等；各医疗机构产生的治疗记录等材料，相关研究机构形成的科研材料；各类捐赠、募捐等材料，尽力保证档案材料的原始性、完整性。

2.定期开展培训。确定后的归档范围要及时组织交底培训，避免过程中的文件没得到安全保管及重视而易丢失或破损。培训时的关联部门、关联人员要确保培训到位。培训不仅要培训归档范围，更要明确归档时间、归档质量等要求，培训质量要高，后期归档工作才会越顺利。疫情之下，越是艰难，越要做好交底培训工作。

3.做好跟踪统计。培训完毕并不意味着就可以等待归档，为了防止过程中文件丢失或者保管不完整，档案负责人可主动作为，统筹开展过程跟踪与检查，根据工作实际查看相关文件形成的完整性、保管范围的全面性。预检工作越全面、发现问题越早，后面归档时就会越顺利，所以务必要认真落实过程跟踪机制。

4.规范移交清册。待疫情结束或者抗疫工作阶段性完结后，档案部门应定期组织开展收集归档工作，办理移交手续，对移交的文件要认真全面审核、鉴定，确保归档文件齐全、完整、准确、有效。

5.保管方式方法。对于疫情期间档案这一特殊阶段形成的特殊档案，建议作为一个专题进行分类整理保管，以件为单位进行整理，并将所有与之相关的档案集中在一个案卷内。保管也要落实统一、集中要求，确保后期查找利用方便，做好档案的维护与传承。

作为档案工作者，要与时俱进，紧跟形势发展需要，主动思考未来风险和挑战，结合当前有利条件提前做好所有关联档案的收集、整理与保管，为各项风险点的规避、解决提前提供重要保障。

（作者单位：洛宁县档案史志馆）